専門学校の運営において、入学希望者からの問い合わせ対応は非常に重要な業務です。
進路を検討している高校生やその保護者、社会人の学び直しを考えている方など、さまざまな方からの質問に丁寧に答えることが、入学者獲得の第一歩となります。
しかし、問い合わせは授業時間外の夜間や休日に集中することが多く、限られた人員では対応しきれないという課題を抱えている学校も少なくありません。こうした状況を解決する手段として注目されているのが、専門学校向けAIチャットボットの導入です。本記事では、学校AIを活用した問い合わせ自動化と入学相談の24時間対応の実現方法について詳しく解説します。
専門学校特有の問い合わせ対応の課題
専門学校のWebサイトや資料請求ページには、日々多くの問い合わせが寄せられます。その内容は多岐にわたりますが、特に多いのは以下のような質問です。
- 学費の総額や支払い方法について
- 奨学金制度や学費サポートの有無
- 取得できる資格や就職率
- 学生寮や一人暮らしのサポート
- オープンキャンパスの日程や申込方法
- 入試の種類やスケジュール
これらの質問は、ほとんどが定型的な内容であり、Webサイトに情報を掲載していても、訪問者が必要な情報にたどり着けないケースが多く発生します。
問い合わせが集中する時間帯の問題
専門学校への問い合わせは、高校生が学校から帰宅した夕方以降や、保護者が仕事を終えた夜間、あるいは土日祝日に集中する傾向があります。しかし、これらの時間帯は入学相談窓口が閉まっていることがほとんどです。
「とりあえずWebサイトを見てみよう」と訪れた入学希望者が、必要な情報を得られないまま離脱してしまう。これは他校への流出を意味し、大きな機会損失となります。
また、入試シーズンには問い合わせが一気に増加するため、入学相談担当者だけでは対応が追いつかず、返信が遅れることで入学希望者の熱が冷めてしまうケースも少なくありません。
専門学校チャットボットでできること
専門学校の問い合わせ自動化を実現
AIチャットボットを専門学校のWebサイトに設置することで、よくある質問への一次対応を完全に自動化できます。学校AIは、以下のような質問に24時間即座に回答します。
- 「学費は年間いくらですか？」
- 「奨学金は利用できますか？」
- 「卒業後の就職率はどのくらいですか？」
- 「どんな資格が取れますか？」
- 「学生寮はありますか？」
- 「社会人でも入学できますか？」
こうした定型質問に即座に回答できることで、入学希望者の疑問をその場で解消し、次のアクション（資料請求やオープンキャンパス申込み）につなげやすくなります。これが専門学校の問い合わせ自動化の最大のメリットです。
入学相談の24時間対応を実現
前述の通り、専門学校への問い合わせは夜間や休日に集中します。AIチャットボットを導入すれば、入学相談の24時間対応が実現し、いつでも入学希望者の質問に答えられる体制を構築できます。
深夜に「この学校、いいかも」と思った高校生が質問を投げかけたとき、すぐに回答が返ってくれば、その学校への興味は一気に高まります。逆に、翌営業日まで待たされると、その間に他の学校を調べ始めてしまう可能性があります。
24時間対応は、単なる利便性向上ではなく、入学機会の最大化につながる重要な施策です。
オープンキャンパス誘導の自動化
専門学校において、オープンキャンパスへの参加は入学決定に直結する重要なステップです。実際にキャンパスを見学し、授業を体験し、在校生や教員と話すことで、入学への意欲が大きく高まります。
AIチャットボットは、会話の流れの中で自然にオープンキャンパス誘導を行うことができます。
会話例：
「IT学科ではどんなことを学べますか？」
AIチャットボットが学科の特徴を説明した後...
「オープンキャンパスでは実際にプログラミング体験ができます。次回は〇月〇日開催です。参加してみませんか？」
このように、質問に答えながら自然にオープンキャンパスへ誘導することで、参加率を大幅に向上させることが可能です。
学校DXを成功させるAIチャットボット導入のポイント
回答情報（ナレッジ）の整備が重要
AIチャットボットの回答精度は、事前に登録する情報の質と量に大きく依存します。学校DXを成功させるためには、以下の情報を整理しておくことが重要です。
- 学科・コース情報：カリキュラム、取得可能資格、授業内容
- 学費・奨学金情報：年間学費、入学金、奨学金制度、教育ローン
- 入試情報：入試種類、スケジュール、出願方法、選考内容
- 就職実績：就職率、主な就職先、卒業生の活躍
- キャンパスライフ：学生寮、通学、サークル、年間行事
- オープンキャンパス：日程、内容、申込方法、交通費補助
有人対応への切り替えを前提に設計する
AIチャットボットは万能ではありません。個別の進路相談や、複雑な質問については、入学相談担当者による有人対応が必要です。
AIボタンでは、「入学相談担当者に相談する」ボタンを表示したり、特定のキーワード（「相談したい」「直接話したい」など）をきっかけに有人対応へ切り替える設定が可能です。
有人対応が適切なケース：
- 進路に迷っている相談
- 学費の分割払いや特別な事情がある場合
- 編入学や社会人入学の詳細な相談
専門学校がAIチャットボットを導入する効果
オープンキャンパス参加者の増加
24時間対応で入学希望者の疑問を即座に解消し、オープンキャンパスへの参加を促進。参加率が20-30%向上した事例も。
入学相談担当者の負担軽減
定型的な質問の50-70%をAIチャットボットが対応。担当者は個別相談や面談など、より重要な業務に集中できます。
夜間・休日の問い合わせ対応
入学相談の24時間対応を実現。これまで取りこぼしていた夜間・休日の問い合わせを確実にキャッチ。
出願率・入学率の向上
疑問をすぐに解消できることで、検討段階から出願・入学までのコンバージョン率が向上します。
まとめ：専門学校×AIチャットボットで学校DXを実現
少子化が進む中、専門学校にとって一人ひとりの入学希望者を大切にし、確実に入学につなげることがますます重要になっています。
専門学校向けAIチャットボットの導入は、問い合わせ自動化による業務効率化だけでなく、入学相談の24時間対応を実現し、オープンキャンパス誘導を強化することで、入学者獲得に直接貢献する学校DXの要となる施策です。
「問い合わせ対応に追われて本来の業務に集中できない」
「夜間や休日の問い合わせを取りこぼしている」
「オープンキャンパスへの参加者を増やしたい」
こうした課題を感じている専門学校にとって、AIチャットボットは今後欠かせない存在になりつつあります。AIボタンでは、専門学校向けのデモサイトもご用意しています。実際の動作を確認しながら、導入後のイメージをぜひ体感してみてください。
専門学校向けのデモを体験してみませんか？
専門学校向けのデモサイトで、実際のAIチャットボットの動きをご確認いただけます。
入学相談の24時間対応、オープンキャンパス誘導など、すぐに効果を実感できます。